einfach.wirksam

Informationen zur Zertifizierung


Welche weiteren Vorteile gibt es neben dem Konformitätsnachweis gegenüber meinen Kunden?

Ein Zertifikat ist ein geeignetes Instrument, freiberuflich Tätige und Agenturen als die Wertschöpfenden der Übersetzungs- und Dolmetschbranche sichtbarer zu machen. Besonders aussagefähig ist die Kombination mit ISO 9001. Nachweisketten bezüglich der Einhaltung internationaler Standards enden somit nicht mehr beim Auftraggeber, sondern schließen alle ein. Zertifizierte freiberuflich Tätige erhalten ein gewichtiges Argument, um sich unabhängig von Agenturen gegenüber den Auftraggebenden zu positionieren. Darüber hinaus fordern einige Normen nachvollziehbare Vorkehrungen hinsichtlich Informationssicherheit und des Umgangs mit Kundeneigentum.

Wie viel kostet die Zertifizierung?

Die Zertifizierung an sich sowie deren Überwachung sind Bestandteile des dreijährigen Gültigkeitszeitraumes eines Zertifikates. Freiberuflich Tätige können ohne Reisekosten des Auditors mit 1,06€ je Tag kalkulieren. Preislich interessant sind Kombi-Audits aus ISO 17100 und DIN 2347 bzw. ISO 18587. Kombi-Audits bieten sich an, da es zwischen den jeweiligen Normen eine Reihe von Überschneidungen gibt, und dauern etwas länger.

Für Agenturen, die Interesse an einer Zertifizierung Ihres QM-Systems nach ISO 9001 – solo oder in Kombination mit den Fachnormen – haben, richten sich Aufwand und Kosten nach Anzahl der Standorte und Mitarbeiter*innen.

Welchen Zweck hat die Zertifizierungsordnung?

In der Zertifizierungsordnung wird die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der Zertifizierungsstelle geregelt. Darin ist u.a. beschrieben, unter welchen Voraussetzungen das Zertifikat erteilt werden darf und wie Auditierte dazu beitragen. Abweichungen von der Zertifizierungsordnung sind nicht möglich. Für alle gelten gleiche Regeln, um ein faires Verfahren sicherzustellen. Bitte lesen Sie sich das Dokument sorgfältig durch! 

Wie lange dauert ein Audit?

Bei freiberuflich Tätigen dauert ein Audit etwa drei bis vier Stunden vor Ort – das Kombi-Audit etwa eine Stunde länger. Überwachungsaudits werden remote durchgeführt und dauern etwa eine Stunde. Währenddessen dokumentieren Auditor*innen in einer Check-Liste anhand der Audit-Kriterien alles, was sie beobachten. Positives wie Negatives. Dabei werden viele Fragen gestellt und geeignete Nachweise gesucht, aus denen hervorgeht, dass die Normforderungen eingehalten werden.

Für Agenturen dauert die Erstzertifizierung stets einen Tag, da aufgrund der Interaktion von vielen Beteiligten eine Reihe von Normforderungen intensiver untersucht werden müssen. Bei Kombi-Audits und in Abhängigkeit von der Anzahl der Standorte und Mitarbeiter*innen erhöhen sich Aufwand und Kosten.

Ich arbeite im Home-Office. Wie gestaltet sich in diesem Fall ein Audit?

Zertifizierungsaudits finden grundsätzlich vor Ort statt, also dort, wo die eigentliche Leistung erbracht wird. Den Auditor*innen ist bewusst, dass sie gegebenenfalls Privaträume betreten und nicht die gleichen Maßstäbe wie bei einem Unternehmen anlegen können. Schon in den Pilot-Audits 2015 spielte es keine Rolle, ob die Wohnung aufgeräumt ist, die Küche glänzt oder Kinder im Nebenraum spielen. 

Wie kann ich mich auf das Audit vorbereiten?

Als Faustregel kann gelten: Wer gut organisiert tätig ist, seine Nachweise zu Qualifikation und Kompetenz aufhebt, Kundenanforderungen systematisch erfasst, auftragsbezogene Informationen geordnet ablegt, mit Lieferanten und Geschäftspartnern nachvollziehbare Regelungen getroffen hat, die Qualität der eigenen Leistung ganz selbstverständlich prüft, sich um Datenschutz, Datensicherheit und Datensicherung kümmert, Kundenrückmeldung ernst nimmt, hat bereits gute Voraussetzungen geschaffen. Ein Blick in die Norm schadet auf keinen Fall.

Für ein QM-System nach ISO 9001 müssen weitere Voraussetzungen erfüllt sein: z.B. beschriebene Prozesse, dokumentierte Informationen, Management-Bewertung, Berichte zu internen Audits etc.

Wer sich nicht sicher ist, inwieweit die Normforderungen erfüllt sind, kann ein Voraudit vereinbaren: remote bei freiberuflich Tätigen, vor Ort bei Agenturen. In dem Voraudit wird untersucht, ob die Zertifizierungsreife bereits gegeben ist bzw. welche Lücken und Schwachstellen bis zu einer Erstzertifizierung geschlossen werden müssen. Das Ergebnis wird in einem Bericht festgehalten.

Ist die Zertifizierungsstelle akkreditiert? 

docConsult Zertifizierung UG arbeitet im freien Markt, dem sogenannten ungeregelten Raum. Das heißt, eine zusätzliche Überwachung der Zertifizierungsstelle durch eine übergeordnete Instanz findet nicht statt. Um die Wertigkeit der Zertifikate zu betonen, folgt docConsult wesentlichen Vorgaben der ISO 17021 für akkreditierte Zertifizierungsstellen. Das bezieht sich beispielsweise auf das Audit-Schema, den gesamten Audit-Ablauf inkl. der internen Dokumentation aller Beobachtungen und Feststellungen sowie auf die Qualifikation der eingesetzten Auditor*innen. Nicht zuletzt der Zertifizierungszyklus von drei Jahren mit jährlicher Überwachung auch für die Fachnormen entspricht dem Ablauf bei der Zertifizierung eines typischen QM-Systems nach ISO 9001. Somit wendet docConsult kein individuelles Verfahren an, sondern folgt einem internationalen Standard für Prüf- und Zertifizierungsstellen. 

Wer auditiert mich?

docConsult setzt nur erfahrene Auditor*innen ein. Uns ist die Augenhöhe und das fachliche Gespräch mit Ihnen wichtig. Reine „Häkchen-Macher” können wir nicht brauchen. Unsere Auditor*innen müssen eine Ausbildung zum QMS-Auditor erfolgreich abgeschlossen haben, ihre mehrjährige Audit-Praxis nachweisen, die auditierten Normen im Detail kennen und über sehr gute Branchenkenntnisse hinsichtlich Übersetzen, Dolmetschen und Postediting verfügen. Erst nach gründlicher Prüfung und einem erfolgreich absolvierten sogenannten „Witness-Audit” erfolgt die Berufung.

Ich habe mehrere Mitarbeiter*innen. Kann ich mich dennoch zertifizieren lassen?

Selbstverständlich. Sollten Sie mehrere Mitarbeiter*innen wertschöpfend beschäftigen, sind Sie nicht mehr freiberuflich tätig, sondern eine Agentur. Wenn mehrere Menschen miteinander agieren, liegt es auf der Hand, dass die Anforderung an die Prozessdokumentation höher und die Prüfung umfangreicher ausfällt, da eine ganze Reihe von Normforderungen anders geprüft werden müssen als bei freiberuflich Tätigen. 

Wie kann ich nach außen hin kennzeichnen, dass ich zertifiziert bin?

Ihre Zertifizierung kann auf unserer Website unter Referenzen „hinterlegt” werden. Damit haben Ihre Kunden eine weitere Möglichkeit, die Gültigkeit Ihres Zertifikates auf „neutraler” Seite zu prüfen. Wenn Sie einverstanden sind, wird Ihr Name um die Adresse Ihrer Website oder Ihrem Eintrag bei XING ergänzt. Zusätzlich können Sie auf Geschäftspapier, Visitenkarte, Werbeunterlagen, Website etc. unser Prüfzeichen im Rahmen des Geltungsbereiches Ihres Zertifikates verwenden. Hier als Beispiel das Prüfzeichen nach einem erfolgreich absolvierten Kombi-Audit eines QM-Systems nach ISO 9001 mit den Fachnormen ISO 17100 und ISO 18587:

Wie schnell erhalte ich mein Zertifikat nach bestandenem Audit?

Das Zertifikat wird binnen zwei Wochen nach erfolgreich absolviertem Audit erstellt und geht Ihnen in gerahmter Form auf dem Postweg zu. Darüber hinaus erhalten Sie Ihr Zertifikat als verschlüsselte PDF-Datei, die durch ein Kennwort vor Änderungen geschützt ist. Diese Datei können Sie drucken und neben dem Prüfzeichen für Ihre Außendarstellung verwenden. 

Was muss ich beachten, wenn ich mit dem Zertifikat werbe?

Das Zertifikat bescheinigt Ihre Fähigkeit, Aufträge nach ISO 17100, DIN 2347 oder ISO 18587 auszuführen bzw. ein QM-System nach ISO 9001 eingeführt zu haben und aufrechtzuhalten. Ihre Kunden gehen davon aus, dass Sie nach den Vorgaben der jeweiligen Norm arbeiten. Weichen Sie davon ab, müssen Sie dies durch eine eindeutige Beschreibung in den Vertragsunterlagen kenntlich machen, beispielsweise im Angebot oder in der Auftragsbestätigung. Im Audit wird u.a. untersucht, ob es dafür geeignete Nachweise gibt. 

Wie geht es nach der Zertifizierung weiter?

Im ersten und zweiten Jahr nach der Zertifizierung findet jeweils ein Überwachungsaudit statt. Der Zeitpunkt ist in der Zertifizierungsordnung geregelt. Das Überwachungsaudit dauert für freiberuflich Tätige etwa eine Stunde und wird über die verschlüsselte Verbindung einer Konferenz-Software durchgeführt. Einen Tag vor der Überwachung erhalten Sie eine Nachricht mit dem Link. Für Agenturen hängt der Umfang und die Entscheidung einer Überwachung vor Ort oder remote von der Anzahl der Standorte und Mitarbeiter*innen ab.

Vor Ablauf des dritten Jahres steht die Rezertifizierung an. Diese findet wiederum vor Ort statt. 

Wie lange ist das Zertifikat gültig?

Das Zertifikat ist drei Jahre gültig. Es verlängert sich nicht automatisch. Ihr Vertrag mit der Zertifizierungsstelle endet nach den drei Jahren. Einige Monate vor Ablauf des Vertrages werden Sie von der Zertifizierungsstelle angeschrieben, ob Sie Interesse an einer Verlängerung des Vertrages haben. Stimmen Sie dem zu, erhalten Sie ein Angebot, und mit Ihrem Auftrag beginnt der nächste Zertifizierungszyklus über drei Jahre.