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Zertifizierung & FAQs


Welche weiteren Vorteile gibt es abgesehen vom Qualitätsnachweis nach außen gegenüber meinen Kunden?

Ein Zertifikat nach ISO 17100 oder DIN 2347 ist ein geeignetes Instrument, Freiberufler als die Wertschöpfenden der Übersetzungs- und Dolmetschbranche sichtbarer zu machen. Nachweisketten bezüglich der Einhaltung internationaler Standards enden somit nicht mehr beim Auftraggeber, sondern schließen Freiberufler endlich ein. Sie erhalten ein gewichtiges Argument, um sich unabhängig von Agenturen gegenüber den Auftraggebern zu positionieren. Darüber hinaus fordern beide Normen nachvollziehbare Vorkehrungen hinsichtlich der Informationssicherheit. Über das Zertifikat den Nachweis zu führen, grundlegende Forderungen zur Informationssicherheit einzuhalten, ist Ihren Kunden zunehmend wichtig.

Wie viel kostet mich das Audit und die Zertifizierung?

Die Zertifizierung an sich sowie deren Überwachung bestehen aus mehreren Schritten innerhalb des dreijährigen Gültigkeitszeitraumes eines Zertifikates. Ohne Reisekosten können Sie innerhalb dieses Zeitrahmens mit Kosten von etwa 80 Cent je Tag kalkulieren. Die Kosten für die Zertifizierung nach DIN 2347 sind identisch mit denen für die ISO 17100. Preislich interessant ist das Kombi-Audit aus ISO 17100 und DIN 2347. Kombi-Audits beider Normen bieten sich an, da es zwischen beiden Normen eine Reihe von Überschneidungen gibt. Ein Kombi-Audit dauert in der Erst- und der Rezertifizierung etwa eine Stunde länger. Ansonsten gibt es bezogen auf Aufwand und Folgekosten keine Unterschiede. Die genauen Preise entnehmen Sie bitte der Zertifizierungsordnung.

Welchen Zweck hat die Zertifizierungsordnung?

In der Zertifizierungsordnung wird die Zusammenarbeit von Freiberuflern und Zertifizierungsstelle geregelt. Darin ist u.a. beschrieben, unter welchen Voraussetzungen das Zertifikat erteilt werden darf und wie der Auditierte dazu beiträgt. Abweichungen von der Zertifizierungsordnung sind nicht möglich. Für alle gelten gleiche Regeln, um ein faires Verfahren sicherzustellen. Bitte lesen Sie sich das Dokument sorgfältig durch!

Wie lange dauert ein Audit?

Ein Audit dauert etwa drei bis vier Stunden vor Ort - das Kombi-Audit etwa eine Stunde länger. Überwachungsaudits werden remote durchgeführt und dauern etwa eine Stunde. Währenddessen dokumentiert der Auditor in seiner Check-Liste anhand der Audit-Kriterien alles, was ihm auffällt. Positives wie Negatives. Dabei werden viele Fragen gestellt und geeignete Nachweise gesucht, aus denen hervorgeht, dass Normforderungen eingehalten werden.

Ich arbeite im Home-Office. Wie würde sich in diesem Fall ein Audit gestalten?

Audits finden grundsätzlich vor Ort statt, also dort, wo die eigentliche Leistung erbracht wird. Den Auditoren ist bewusst, dass sie gegebenenfalls Privaträume betreten und nicht die gleichen Maßstäbe wie bei einem Unternehmen anlegen können. Schon in den Pilot-Audits spielte es keine Rolle, ob die Wohnung aufgeräumt ist, die Küche glänzt oder Kinder im Nebenraum spielen. 

Wie kann ich mich auf das Audit vorbereiten?

Als Faustregel kann gelten: Wer gut organisiert tätig ist, seine Qualifikationsnachweise aufhebt, Kundenanforderungen systematisch erfasst, auftragsbezogene Informationen geordnet ablegt, mit Unterauftragnehmern und Geschäftspartnern nachvollziehbare Regelungen getroffen hat, die Qualität der eigenen Leistung ganz selbstverständlich prüft, sich um Datenschutz, Datensicherheit und Datensicherung kümmert, Kundenrückmeldung ernst nimmt, hat bereits gute Voraussetzungen geschaffen. Ein Blick in die Norm schadet auf keinen Fall. Darüber hinaus ist es möglich, mit der Zertifizierungsstelle ein Voraudit (vor Ort oder remote) auf Stundenbasis zu vereinbaren. 

Ist die Zertifizierungsstelle akkreditiert? 

docConsult Zertifizierung UG arbeitet im freien Markt, dem sogenannten ungeregelten Raum. Das heißt, eine zusätzliche Überwachung der Zertifizierungsstelle durch eine übergeordnete Instanz findet nicht statt. Um die Wertigkeit der Zertifikate zu betonen, folgt die Zertifizierungsstelle wesentlichen Vorgaben der ISO 17021 für akkreditierte Zertifizierungsstellen. Das bezieht sich beispielsweise auf das Audit-Schema, den gesamten Audit-Ablauf inkl. der internen Dokumentation aller Beobachtungen und Feststellungen sowie auf die Qualifikation der eingesetzten AuditorInnen. Nicht zuletzt der Zertifizierungszyklus von drei Jahren mit jährlicher Überwachung entspricht dem Ablauf bei der Zertifizierung eines typischen Management-Systems beispielsweise für Qualität nach ISO 9001. Somit wendet docConsult Zertifizierung UG kein individuelles Verfahren an, sondern folgt einem internationalen Standard. 

Wer auditiert mich?

docConsult Zertifizierung UG setzt nur erfahrene AuditorInnen ein. Uns ist die Augenhöhe und das fachliche Gespräch mit Ihnen wichtig. Reine „Häkchen-Macher” können wir nicht brauchen. Unsere AuditorInnen müssen eine Ausbildung zum QMS-Auditor erfolgreich abgeschlossen haben, ihre mehrjährige Audit-Praxis nachweisen, die ISO 17100 und die DIN 2347 im Detail kennen und über sehr gute Branchenkenntnisse hinsichtlich Übersetzen und Dolmetschen verfügen. Erst nach gründlicher Prüfung und einem erfolgreich absolvierten sogenannten „Witness-Audit” erfolgt die Berufung.

Ich habe mehrere Mitarbeiter. Kann ich mich dennoch zertifizieren lassen?

Selbstverständlich. Sollte sich im Audit herausstellen, dass Sie mehr als einen Mitarbeiter wertschöpfend beschäftigen, sind Sie nicht mehr freiberuflich tätig, sondern eine kleine Agentur. Unser Partnerunternehmen LinquaCert ist auf Agenturen spezialisiert. Bei kleinen Agenturen erkennt LinquaCert unser Audit an, sofern es deren Vorgaben folgt und acht Stunden im Audit vor Ort verbracht werden. Dabei liegt auf der Hand, dass bei einer Agentur eine ganze Reihe von Normforderungen anders geprüft werden müssen als bei Freiberuflern.

Wie kann ich nach außen hin kennzeichnen, dass ich zertifiziert bin?

Zusätzlich zu Ihrem Zertifikat können Sie auf unserer Website unter Referenzen als zertifizierter Freiberufler „hinterlegt” werden. Damit haben Ihre Kunden eine weitere Möglichkeit, die Gültigkeit Ihres Zertifikates auf „neutraler” Seite zu prüfen. Wenn Sie einverstanden sind, wird Ihr Name um die Web-Adresse Ihrer Website oder Ihrem Eintrag bei Xing oder einem vergleichbaren Portal ergänzt.

Wie schnell erhalte ich mein Zertifikat nach bestandenem Audit?

Das Zertifikat wird binnen zwei bis drei Wochen nach erfolgreich absolviertem Audit erstellt und geht Ihnen in gerahmter Form auf dem Postweg zu. Darüber hinaus erhalten Sie Ihr Zertifikat als PDF-Datei, die durch ein Kennwort vor Änderungen geschützt ist. Diese Datei können Sie drucken und für Ihre Außendarstellung verwenden.

Was muss ich beachten, wenn ich mit dem Zertifikat werbe?

Das Zertifikat bescheinigt Ihre Fähigkeit, Aufträge nach ISO 17100 bzw. nach DIN 2347 auszuführen. Ihre Kunden gehen davon aus, dass Sie in der Regel nach den Vorgaben der Norm arbeiten. Weichen Sie davon ab, müssen Sie dies durch eine eindeutige Beschreibung in den Vertragsunterlagen kenntlich machen, beispielsweise im Angebot oder in der Auftragsbestätigung. Im Audit wird u.a. untersucht, ob es dafür geeignete Nachweise gibt.

Wie geht es nach der Zertifizierung weiter?

Im ersten und zweiten Jahr nach der Zertifizierung findet jeweils ein Überwachungsaudit statt. Der Zeitpunkt ist in der Zertifizierungsordnung geregelt. Das Überwachungsaudit dauert etwa eine Stunde und wird telefonisch bzw. mittels Skype, TeamViewer oder vergleichbarer Web-Technik durchgeführt. Vor Ablauf des dritten Jahres steht die Rezertifizierung an. Diese findet wiederum vor Ort statt. 

Wie lange ist das Zertifikat gültig?

Das Zertifikat ist drei Jahre gültig. Es verlängert sich nicht automatisch. Ihr Vertrag mit der Zertifizierungsstelle endet nach den drei Jahren. Etwa sechs Monate vor Ablauf des Vertrages werden Sie von der Zertifizierungsstelle angeschrieben, ob Sie Interesse an einer Verlängerung des Vertrages haben. So oder so: der Zertifizierungszyklus beginnt nach den drei Jahren von vorne.